Dal 23 luglio entra in vigore il Dlgs n. 122/2026, che introduce modifiche significative nell’ambito della normativa antiriciclaggio e comporta novità operative rilevanti per la categoria dei Notai. Pur mantenendo il ruolo centrale del notaio come pubblico ufficiale e garante della legalità degli atti, il nuovo decreto ridefinisce alcuni obblighi di due diligence, flussi informativi e responsabilità professionali. In questo articolo esaminiamo, con stile esplicativo, le principali novità e le conseguenze pratiche per lo svolgimento dell’attività notarile.
Cornice normativa e obiettivi del decreto
Il Dlgs n. 122/2026 si colloca nel quadro più ampio dell’adeguamento alla normativa europea in materia di prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo. L’obiettivo è rafforzare la trasparenza delle transazioni, rendere più efficaci i controlli sulle operazioni considerate ad alto rischio e migliorare lo scambio di informazioni tra le autorità competenti e gli enti obbligati. Per i Notai, il decreto conferma l’importanza del ruolo nella prevenzione del rischio di riciclaggio, ma introduce anche strumenti e adempimenti nuovi o rafforzati per aumentare la capacità di individuare operazioni sospette.
Cosa cambia concretamente per i Notai
Ambito di applicazione e nuovi obblighi
Il decreto chiarisce e, in alcuni casi, amplia l’ambito di applicazione degli obblighi antiriciclaggio per i professionisti iscritti nei registri notarili. Vengono ridefinite alcune soglie economiche che innescano l’obbligo di adeguata verifica della clientela e si stabiliscono regole più stringenti per operazioni immobiliari, successioni e costituzione di società e trust. In pratica, molte tipologie di atto notarile che comportano movimentazione di risorse o trasferimento di beni saranno soggette a controlli più approfonditi.
Due diligence e individuazione del titolare effettivo
Una delle novità principali riguarda l’accento posto sull’identificazione del titolare effettivo (beneficial owner) e sulla tracciabilità delle catene proprietarie. Il notaio è chiamato a richiedere documentazione che permetta di risalire, con ragionevole certezza, all’effettivo beneficiario economico dell’operazione, anche quando la titolarità è mediata da più società o veicoli giuridici. Le modalità di verifica includono la consultazione di registri pubblici, l’uso di banche dati nazionali e transnazionali e, ove necessario, richieste di chiarimenti alle parti coinvolte.
Segnalazione di operazioni sospette e flussi informativi
Il decreto rinnova e specifica gli obblighi di segnalazione all’Unità di Informazione Finanziaria (UIF) per le operazioni sospette. Per i Notai viene previsto un sistema di segnalazione più strutturato, con tempistiche definite e la possibilità di trasmettere dati in formato elettronico standardizzato. Viene inoltre sancita la necessità di conservare la documentazione probatoria delle verifiche effettuate e delle valutazioni che hanno portato, o meno, a una segnalazione.
Registro telematico, interoperabilità e accesso ai dati
Un’altra innovazione riguarda l’interoperabilità tra registri pubblici e banche dati. Il decreto favorisce l’implementazione di registri telematici che consentono ai professionisti di consultare informazioni sullo stato giuridico degli immobili, sulla composizione societaria e sulle iscrizioni di trust. Questo facilita le verifiche e riduce il rischio di anomalie nella catena dei trasferimenti, ma richiede anche adeguamenti tecnologici negli studi notarili.
Formazione, figure obbligatorie e controlli interni
Il nuovo testo normativo introduce obblighi formativi periodici specifici per i Notai e i loro collaboratori in materia di antiriciclaggio. Inoltre, negli studi di dimensioni più grandi viene raccomandata, e in alcuni casi prevista, la nomina di una figura responsabile per la compliance antiriciclaggio (AML officer) con compiti di controllo interno, aggiornamento delle procedure e interfaccia con le autorità. La presenza di adeguati sistemi di controllo interno diventa un elemento valutato in sede di eventuali ispezioni.
Sanzioni e responsabilità professionale
Il Dlgs n. 122/2026 prevede inasprimenti sanzionatori per le violazioni degli obblighi antiriciclaggio, includendo non solo sanzioni pecuniarie ma anche conseguenze disciplinari e, in casi gravi, responsabilità penali. Per i Notai, la mancata osservanza delle procedure di verifica e segnalazione può determinare l’apertura di procedimenti che coinvolgono sia l’ordine professionale sia le autorità giudiziarie, con rilevanti effetti reputazionali e patrimoniali.
Impatto operativo nello studio notarile
Procedure e controlli interni
L’impatto più immediato riguarda l’adeguamento delle procedure interne. Ogni atto che rientra nelle nuove soglie e nelle categorie sensibili deve essere accompagnato da una check-list di accertamenti: identificazione delle parti, verifica del titolare effettivo, valutazione della natura e della finalità dell’operazione, e documentazione dei controlli. Gli studi dovranno formalizzare queste procedure in manuali operativi e renderle accessibili a tutto il personale.
Documentazione e conservazione
La conservazione delle informazioni assume un peso cruciale: i documenti giustificativi delle verifiche, le registrazioni delle comunicazioni e le risultanze delle analisi di rischio devono essere archiviate secondo termini e modalità che consentano la ricostruzione delle attività svolte. L’adozione di sistemi digitali sicuri per l’archiviazione e per la tracciabilità degli accessi diventa quindi imprescindibile.
Tecnologia e digitalizzazione
Per rispondere all’obbligo di interoperabilità e alle specifiche tecniche di segnalazione elettronica, molti studi dovranno investire in software dedicati e in formazione IT. L’integrazione con banche dati pubbliche o private e l’uso di strumenti di identificazione elettronica (SPID, CIE) faciliteranno le verifiche, ma richiederanno attenzione ai temi della cybersecurity e della protezione dei dati personali.
Tempi, costi e gestione delle aspettative dei clienti
Un effetto pratico è l’allungamento dei tempi di istruttoria e un possibile aumento dei costi di gestione degli atti. I Notai dovranno comunicare con chiarezza ai clienti le nuove necessità documentali e le tempistiche previste per la conclusione delle pratiche, gestendo le aspettative e minimizzando il rischio di rallentamenti che possano compromettere le operazioni economiche sottostanti.
Buone pratiche e suggerimenti operativi
Aggiornare il manuale antiriciclaggio
Il primo passo concreto per adeguarsi è rivedere e aggiornare il manuale antiriciclaggio dello studio, includendo le nuove soglie, i flussi di segnalazione e le modalità di conservazione. Il documento deve essere operativo, con procedure step-by-step per i casi più ricorrenti e moduli standardizzati per la raccolta delle informazioni.
Implementare formazione continua
La formazione non è più facoltativa: è uno strumento di tutela per il Notaio e per lo studio. Programmare sessioni formative periodiche, aggiornare il personale su casi pratici ed evoluzioni normative e certificare la partecipazione sono azioni che riducono il rischio di non conformità.
Collaborare con altri professionisti e istituti finanziari
La condivisione di informazioni e la collaborazione con avvocati, commercialisti, banche e consulenti fiscali possono semplificare le verifiche sul titolare effettivo e sulle finalità economiche delle operazioni. Stabilire protocolli di collaborazione e scambio informativo, nel rispetto delle norme sulla privacy, aiuta a costruire un sistema di controllo più robusto.
Bilanciare privacy e obblighi di segnalazione
Il rispetto del segreto professionale resta un principio fondamentale, ma il nuovo decreto chiarisce i casi in cui l’obbligo di segnalazione prevale. I Notai devono conoscere i limiti della riservatezza e predisporre informative chiare alle parti su come e quando i dati verranno trattati e comunicati alle autorità competenti.
Esempio operativo: verifica in una compravendita immobiliare
In una tipica compravendita immobiliare soggetta al nuovo decreto, il Notaio dovrà: richiedere documenti d’identità aggiornati, verificare l’esistenza di eventuali gravami sull’immobile, accertare l’identità del titolare effettivo quando il compratore acquista tramite società o trust, consultare banche dati per risalire alla catena di proprietà e valutare la coerenza tra il valore dichiarato e il profilo economico delle parti. Se emergono elementi anomali, il Notaio dovrà valutare la necessità di segnalazione all’UIF rispettando le tempistiche previste e documentando le ragioni della decisione.
Per i Notai il Dlgs n. 122/2026 rappresenta un passo verso una maggiore trasparenza e un rafforzamento dei meccanismi di prevenzione del riciclaggio, ma comporta anche un lavoro di adeguamento organizzativo e tecnologico. L’investimento nella formazione, nelle procedure e negli strumenti digitali non è solo un adempimento formale: è una leva di tutela professionale che consente di svolgere la funzione pubblica del Notaio con maggiore efficacia e responsabilità. La capacità di integrare i nuovi obblighi nella pratica quotidiana determinerà la qualità della risposta del notariato alle sfide poste dalla complessità delle transazioni e dall’evoluzione dei rischi finanziari.